Δημιουργία μακροεντολής στο Microsoft Excel: 7 βήματα

2024 Συγγραφέας: John Day | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-30 08:34

Αντιμετωπίζετε προβλήματα κατά την εργασία με σύνολα δεδομένων στο Excel; Ξοδεύετε πάρα πολύ χρόνο για την προετοιμασία δεδομένων και όχι αρκετό χρόνο για την ανάλυσή τους; Έχω χρησιμοποιήσει τακτικά μακροεντολές στο excel για να συντομεύσω τη διαδικασία δημιουργίας αποτελεσματικών μοντέλων δεδομένων, οπότε αποφάσισα ότι είναι μια καλή στιγμή να διδάξω σε άλλους πώς να χρησιμοποιούν αυτό το τακτοποιημένο εργαλείο. Η αποτελεσματική χρήση μακροεντολών σε έγκαιρες διαδικασίες θα εξοικονομήσει πολύ χρόνο στην επιχείρησή σας, με αντάλλαγμα να εξοικονομήσει χρήματα.

Οι μακροεντολές είναι ουσιαστικά προγράμματα που δημιουργείτε στο Excel μέσω μιας διαδικασίας που είναι γενικά γνωστή ως "Visual Coding". Βασικά, πατάτε "Εγγραφή μακροεντολής", στη συνέχεια εμφανίζονται τα ενδιάμεσα βήματα και οι υπολογισμοί μέχρι να λάβετε το τελικό σας προϊόν και, στη συνέχεια, τερματίζετε την εγγραφή. Τώρα ανά πάσα στιγμή έχετε δεδομένα εισόδου τα ίδια με την αρχική σας μακροεντολή, μπορείτε να πατήσετε αυτό το κουμπί και το τελικό προϊόν θα γίνει αμέσως.

Δημιούργησα μια πλαστή λίστα παραγγελιών αγοράς και τις αντίστοιχες πληροφορίες τιμής και μετρητών. Μέσα από τη διαδικασία που πρόκειται να σας δείξω, δημιούργησα μια μακροεντολή για την εισαγωγή των δεδομένων σε ένα επαγγελματικό υπολογιστικό φύλλο με ένα κλικ ενός κουμπιού. Το οριστικοποιημένο υπολογιστικό φύλλο μπορεί να αναλύσει ποιοι λογαριασμοί έχουν ακόμη ένα υπόλοιπο και τον συνολικό αριθμό λογαριασμών για τη δεδομένη περίοδο. Μη διστάσετε να πάρετε τη μακροεντολή μου και να την εξατομικεύσετε ώστε να ταιριάζει με τις ανάγκες της εταιρείας σας.

Προειδοποίηση πριν ξεκινήσετε:

Οι μακροεντολές είναι μια πολύπλοκη λειτουργία του Excel. Δεν συνιστώ στους αρχάριους χρήστες του Excel να επιχειρήσουν να κάνουν μια μακροεντολή, πρώτα μάθετε πώς να εργάζεστε στο Excel και μόλις έχετε μια σταθερή κατανόηση του τρόπου χρήσης του Excel και των διαφόρων λειτουργιών, στη συνέχεια δοκιμάστε να δημιουργήσετε μακροεντολές. Με αυτά που λέγονται, αυτό το διδακτικό γίνεται με την προϋπόθεση ότι οι αναγνώστες καταλαβαίνουν πώς να λειτουργούν στο Excel

Προμήθειες

• Πρόσβαση στο Microsoft Office και το Excel
• Μια γενική κατανόηση του τρόπου χρήσης του Excel

Βήμα 1: Βήμα 1: Συγκεντρώστε δεδομένα και ξεκινήστε την εγγραφή της μακροεντολής

Πρώτη εικόνα:

Οργανώστε τα δεδομένα που θέλετε να περιλαμβάνονται στον πίνακά σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο excel. Μόλις όλα είναι στο Excel, πρέπει να καταγράψετε τη μακροεντολή. Με τις μακροεντολές έχετε μόνο μία προσπάθεια, γι 'αυτό προτείνω να το ελέγξετε πλήρως πριν επιχειρήσετε.

Δεύτερη εικόνα:

Για να καταγράψετε τη μακροεντολή, θα χρειαστεί να ενεργοποιήσετε την καρτέλα προγραμματιστή, για να το κάνετε αυτό μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Προσαρμογή κορδέλας και, στη συνέχεια, επιλέξτε την καρτέλα Προγραμματιστής και κάντε κλικ στο "OK".

Τρίτη εικόνα:

Τώρα που έχετε την καρτέλα Προγραμματιστής στην Κορδέλα σας, κάντε κλικ στην καρτέλα Προγραμματιστής και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή "Εγγραφή μακροεντολής". Δημιουργήστε έναν τίτλο που ταιριάζει στο περιεχόμενο του αρχείου και πατήστε "OK", όλα μετά από αυτό το βήμα θα είναι η διαδικασία εγγραφής της μακροεντολής μέχρι το βήμα στο οποίο θα ολοκληρωθεί. Επίσης, σημειώστε ότι όλα τα κελιά που επισημαίνονται με κίτρινο χρώμα θα σας βοηθήσουν να καθοδηγήσετε αυτό το διδακτικό ΜΗΝ το τοποθετήσετε στο δικό σας έγγραφο, γιατί θα αλλάξει τη μακροεντολή.

Βήμα 2: Βήμα 2: Δημιουργήστε πίνακα και πρότυπο για το τελικό φύλλο

Πρώτη εικόνα:

Πρώτα δημιουργήστε ένα αντίγραφο της ανοιχτής καρτέλας, ώστε να έχετε ανοιχτές πανομοιότυπες καρτέλες. Επιστρέψτε στην αρχική σας καρτέλα και επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να οργανώσετε. Δημιουργήστε έναν πίνακα με κεφαλίδες και προσθέστε μερικές σειρές χώρου πάνω από αυτό, έκανα 5 σειρές.

Δεύτερη εικόνα:

Δημιουργήστε έναν τίτλο στο επάνω μέρος και δημιουργήστε ένα πλαίσιο που θα περιέχει τα στοιχεία ελέγχου. Τα στοιχεία ελέγχου για αυτό το πρότυπο είναι "Αριθμός πελατών" και "μετρητά που πρέπει ακόμη να συλλεχθούν". Όσον αφορά την οργάνωση αυτού του προτύπου, μπορείτε να κάνετε μια παρακαλώ, αλλά να γνωρίζετε ότι το εκπαιδευτικό μου είναι συγκεκριμένο για τη διάταξη που επέλεξα.

Βήμα 3: Βήμα 3: Κατασκευή του πρώτου σχήματος ελέγχου

Αυτό το βήμα είναι αρκετά απλό. Ωστόσο, ένα λάθος εδώ μπορεί να οδηγήσει το σχήμα ελέγχου να μην λειτουργεί στην τελική μακροεντολή. Στο πλαίσιο δίπλα στο κελί "Αριθμός πελατών", δημιουργήστε έναν τύπο "COUNT" για να αθροίσετε τον αριθμό των κελιών σε μία μόνο γραμμή του πίνακα. Επέλεξα να μετρήσω τα κελιά που επισήμανα κίτρινα. Επίσης, καλό είναι να σημειώσω ότι η πλήρης φόρμουλά μου είναι επίσης στην κορυφή της εικόνας.

Βήμα 4: Βήμα 4: Δημιουργία δεύτερου σχήματος ελέγχου

Προσοχή, αυτά τα δύο επόμενα βήματα είναι εκτεταμένα και μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση, οπότε διαβάστε προσεκτικά. Από εδώ και πέρα οι οδηγίες μου θα είναι συγκεκριμένες για το μοντέλο δεδομένων μου. Εάν χρειάζεστε διαφορετική διαδικασία, χρησιμοποιήστε τη δική μου ως αναφορά αλλά όχι ως 100% ακριβές μοντέλο, γιατί ενδέχεται να μην λειτουργεί για το αρχείο σας.

Πρώτη εικόνα:

Μεταβείτε στη 2η καρτέλα στο βιβλίο εργασίας (η καρτέλα αντιγράφεται)

Στη στήλη J δημιουργήστε μια νέα σειρά τίτλων "Ποσό που απομένει". Στο κελί J2 (επισημασμένο κελί παραπάνω) πληκτρολογήστε τον τύπο = G2-H2 και αντιγράψτε τον στα υπόλοιπα κελιά. Επιστρέψτε στην αρχική καρτέλα με το πρότυπο εργασίας.

Δεύτερη εικόνα:

Στο κελί Ε4, δημιουργήστε έναν νέο τύπο που αθροίζει την αριστερή στήλη Ποσότητα από τη σελίδα που αντιγράφηκε πριν. Η γραμμή τύπων εμφανίζει τον τελικό τύπο.

Βήμα 5: Βήμα 5: Μη εισπραχθέντα μετρητά από τον πελάτη

Για να δημιουργήσουμε ένα οπτικό υλικό για να δείξουμε τι πελάτες εξακολουθούν να έχουν υπόλοιπα, θα χρειαστεί να δημιουργήσουμε έναν ξεχωριστό πίνακα.

Πρώτη εικόνα:

Για να ξεκινήσετε την επιστροφή στην καρτέλα αντιγραφής, που φαίνεται παραπάνω. Για τον νέο πίνακα θα θέλουμε τις πληροφορίες μόνο για πελάτες με ανεξόφλητο υπόλοιπο. Πρώτα στις στήλες "L" και "M" ονομάστε τους "Όνομα" και "Επώνυμο" αντίστοιχα. Στη συνέχεια, στο κελί L2 πληκτρολογήστε τον τύπο = IF ($ J2> 0, A2,””). Αυτός ο τύπος που γράφτηκε δηλώνει, εάν το κελί J2 είναι μεγαλύτερο από 0, τότε δείξτε την τιμή στο κελί Α2, αν δεν είναι μεγαλύτερη από 0 αφήστε το κελί κενό.

Βεβαιωθείτε ότι όταν αναφέρετε το κελί J2 βάζετε ένα σύμβολο δολαρίου ($) μπροστά από το J, αυτό μας επιτρέπει να αντιγράψουμε σωστά τα δεδομένα σε άλλα κελιά. Το σύμβολο $ διατηρεί την αναφορά στη στήλη "J", αλλά επιτρέπει στις γραμμές να αλλάζουν ανάλογα. Στη συνέχεια, αντιγράψτε τον τύπο στα υπόλοιπα κελιά στη στήλη "L" και "M" (κυκλώθηκε παραπάνω).

Δεύτερη εικόνα:

Για να τραβήξουμε με ακρίβεια την ταμειακή αξία, χρησιμοποιούμε παρόμοια τιμή με τα προηγούμενα ονόματα. Αυτή τη φορά δημιουργήστε έναν τύπο που δηλώνει, = IF (J2> 0, J2,””). Η μόνη διαφορά σε αυτόν τον τύπο είναι ότι εάν η τιμή είναι μεγαλύτερη από μηδέν, θέλουμε τα δεδομένα από το "Ποσό αριστερά". Αντιγράψτε αυτά τα δεδομένα στα υπόλοιπα κελιά.

Τρίτη εικόνα:

Στη συνέχεια, αντιγράψτε τα νέα δεδομένα από την καρτέλα αντιγραφής και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα προτύπου και κάντε δεξί κλικ κάτω από τον πίνακα (δεν έχει σημασία πού). Αφού κάνετε δεξί κλικ, αναζητήστε τις επιλογές επικόλλησης και επιλέξτε "Επικόλληση τιμών", αυτό επικολλά μόνο τους αριθμούς και όχι τους τύπους.

Τέταρτη εικόνα:

Δημιουργήστε ένα φίλτρο για τον πίνακα και επιλέξτε μία από τις κεφαλίδες. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε φίλτρο όλων εκτός από τα κενά. Μόλις το φίλτρο είναι στη θέση του, οι αριθμοί γραμμών θα εμφανιστούν μπλε, επεσήμανα τα κίτρινα κελιά για να είναι πιο εύκολο. Επιλέξτε τις μπλε σειρές και διαγράψτε αυτές τις γραμμές. Μόλις διαγραφούν οι γραμμές, καθαρίστε το φίλτρο όπως φαίνεται παρακάτω:

Βήμα 6: Βήμα 6: Ολοκλήρωση προτύπου

Για να κάνετε τα Εισπράγματα μετρητών κατά Πελάτη πιο επαγγελματικά, μορφοποιήστε τα δεδομένα ως πίνακα. Μόλις ολοκληρωθεί, προσθέστε έναν Τίτλο στον πίνακα και κάντε κλικ στην επιλογή "Συγχώνευση & Κέντρο" για να γίνει ομοιόμορφος στον πίνακα. Εάν δεν το κάνετε ήδη, βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί έχουν διαμορφωθεί σε "Λογιστική" για να δείξετε ότι τα σημάδια του δολαρίου και τα ποσά σεντ. Σε αυτό το σημείο η μακροεντολή είναι πλήρης και το τελικό προϊόν θα πρέπει να μοιάζει κάπως έτσι:

Βήμα 7: Βήμα 7: Τερματισμός της μακροεντολής

Μεταβείτε στην καρτέλα "Προγραμματιστής" στην κορδέλα και κάντε κλικ στο κουμπί "Διακοπή εγγραφής". Σε αυτό το σημείο η μακροεντολή έχει τελειώσει και είναι έτοιμη για χρήση!

Όταν χρησιμοποιείτε τη μακροεντολή στο μέλλον, εάν τα αρχικά δεδομένα είναι όπως στο Βήμα 1, η μακροεντολή θα πρέπει να λειτουργεί τέλεια! Ακολουθήστε προσεκτικά αυτά τα βήματα και σας υπόσχομαι ότι θα κάνετε Excel. Καλή τύχη!