Πώς να επεξεργαστείτε μια πίστωση Claimback: 13 βήματα

2024 Συγγραφέας: John Day | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-30 08:34

123 Η Βιομηχανία Προμηθειών Γραφείου είναι η κορυφαία κατασκευή ειδών γραφείου σε αυτόν τον κλάδο. Προσπαθούμε να παρέχουμε προϊόντα κορυφαίας ποιότητας σε λογική τιμή. Σε όλους τους διανομείς μας παρέχεται καθαρή τιμή για όλα τα προϊόντα μας για χρήση από τις καθημερινές πωλήσεις στον τελικό τους πελάτη. Ωστόσο, εάν τους δοθεί η δυνατότητα να εκπληρώσουν μια μεγάλη παραγγελία, το 123 Office Supplies θα αναθεωρήσει τις λεπτομέρειες της παραγγελίας και θα προσφέρει τιμές έργου. Ο πελάτης θα εξακολουθεί να τιμολογείται για την καθημερινή καθαρή τιμή του. Ωστόσο, μπορούν να υποβάλλουν μηνιαίο τιμολόγιο για έλεγχο για να λάβουν πίστωση προϊόντος για τη διαφορά μεταξύ της καθημερινής τιμολόγησής τους έναντι της τιμής του έργου. Είναι ευθύνη της ομάδας μας Inside Sales να ελέγχει, να αναλύει και να επεξεργάζεται τις κατάλληλες πιστώσεις κάθε μήνα. Αυτό το σεμινάριο θα χρησιμοποιηθεί από την ομάδα Inside Sales ως αναφορά στον τρόπο επεξεργασίας των πιστώσεων claimback. Σε αυτό το παράδειγμα, η ABC Distribution υπέβαλε το τιμολόγιο Ιανουαρίου 2019 για να λάβει πίστωση για τα υλικά που πούλησαν στην τιμολόγηση του έργου Bowling Green Elementary.

Θα χρειαστείτε τα ακόλουθα στοιχεία πριν ξεκινήσετε:

1. Φορητός υπολογιστής

2. Excel

3. Email ή Fax Machine

4. Εκτυπωτής

5. Αντίγραφο τιμολογίου πελάτη

6. Πρόσβαση στην τιμολόγηση πελατών και την τιμολόγηση έργων

Μέχρι το τέλος αυτού του σεμιναρίου, θα πρέπει να μπορείτε να επεξεργαστείτε σωστά μια πίστωση claimback.

Αποποίηση ευθυνών: Αυτό το σεμινάριο προορίζεται αποκλειστικά για την εκπαίδευση της ομάδας Inside Sales στο 123 Office Supplies Manufacturing. Όλα τα ονόματα, τα προϊόντα και οι τιμές έχουν δημιουργηθεί μόνο για αυτόν τον εκπαιδευτικό σκοπό. Αυτό το σεμινάριο σε καμία περίπτωση δεν φέρει εταιρείες ή πρόσωπα υπεύθυνα για οποιαδήποτε τιμή ή πίστωση. Όλες οι φωτογραφίες και τα βίντεο που χρησιμοποιούνται στο σεμινάριο πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο από τον δημιουργό αυτού του σεμιναρίου, την Abby Essex. Δεν χορηγούνται δικαιώματα για χρήση οποιουδήποτε υλικού σε αυτό το σεμινάριο από οποιονδήποτε άλλο εκτός από την Abby Essex. Επιπλέον, η Abby Essex δεν μπορεί να είναι προσωπικά υπεύθυνη ή νομικά υπεύθυνη για τυχόν αποτελέσματα που προκύπτουν από τη χρήση αυτού του σεμιναρίου.

Βήμα 1: Ανοίξτε το Excel

Στην κάτω αριστερή γωνία της επιφάνειας εργασίας, κάντε κλικ στο εικονίδιο των παραθύρων. Από το μενού εκκίνησης των Windows, πληκτρολογήστε τη γραμμή αναζήτησης "excel". Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο του Excel που εμφανίζεται στην οθόνη του μενού.

Βήμα 2: Ανοίξτε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο Excel

Μόλις ανοίξει το Excel, θα εμφανιστεί η νέα και πρόσφατη λίστα υπολογιστικών φύλλων. Επιλέξτε "κενό βιβλίο εργασίας" κάνοντας διπλό κλικ στο πρώτο εικονίδιο. Το Excel θα ανοίξει το νέο σας βιβλίο εργασίας. Θα ξεκινήσετε στο πρώτο κελί, Α1 (εμφανίζεται επισημασμένο).

Βήμα 3: Προσθέστε τίτλους στηλών

Στο πρώτο κελί, Α1, πληκτρολογήστε τον πρώτο τίτλο, "Ημερομηνία τιμολογίου" και πατήστε enter. Χρησιμοποιώντας το ποντίκι, κάντε ξανά κλικ στο κελί Α1. Στη γραμμή μεταξύ A1 και A2, χρησιμοποιήστε τον κέρσορα για διπλό κλικ, έτσι ώστε το κελί να εκτείνεται για να συγκρατήσει όλες τις λέξεις. Συνεχίστε να προσθέτετε τους τίτλους στηλών και να τεντώνετε κάθε στήλη για να ταιριάζει σε ολόκληρη τη λέξη. Στη συνέχεια, επισημάνετε όλους τους τίτλους στηλών κάνοντας κλικ στο πρώτο κελί και σύροντας το δείκτη επισήμανσης στο τελευταίο κελί με λέξεις. Στην κορδέλα του μενού, επιλέξτε το έντονο εικονίδιο και το εικονίδιο υπογράμμισης.

Βήμα 4: Πληροφορίες τιμολόγησης και τιμολόγιο πελατών

Το υπολογιστικό φύλλο τιμολόγησης πελατών αποστέλλεται σε όλους τους υπαλλήλους της Inside Sales μέσω email κάθε μήνα. Αποκτήστε πρόσβαση στο email σας για να ανατρέξετε το συνημμένο υπολογιστικού φύλλου τιμών πελατών για αναφορά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιβεβαιώσει ότι εμφανίζεται η σωστή καρτέλα πελάτη. Στη συνέχεια, εκτυπώστε ένα αντίγραφο του τιμολογίου πελάτη. Μπορεί να ληφθεί μέσω email ή φαξ από τον πελάτη. Επιβεβαιώστε ότι η τιμολόγηση τιμολογίου που ζητήθηκε είναι ενεργή στη λίστα τιμών πελατών. Σε αυτό το παράδειγμα, η ABC Distribution αναφέρεται σε αίτημα πίστωσης για το έργο Bowling Green Elementary. Στο υπολογιστικό φύλλο τιμολόγησης, η καρτέλα Διανομή ABC εμφανίζει την ενεργή τιμολόγηση που αναφέρεται για αυτήν την εργασία.

Βήμα 5: Αντιγραφή πληροφοριών τιμολογίου σε υπολογιστικό φύλλο

Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε όλα τα απαραίτητα δεδομένα από το τιμολόγιο πελάτη. Μόλις προστεθούν αυτές οι πληροφορίες, επιλέξτε όλα τα κελιά με τίτλους "Καθαρή τιμή" σε "Πίστωση" κάνοντας κλικ στο πρώτο κελί και, στη συνέχεια, κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού και σύροντάς το στο τελευταίο κελί της τελευταίας στήλης. Αυτό θα αναδείξει ολόκληρη την περιοχή. Στην κορδέλα του μενού, κάντε κλικ στο εικονίδιο $. Αυτό θα κάνει τώρα όλους τους αριθμούς που πληκτρολογείτε ένα δολάριο.

Βήμα 6: Προσθήκη τιμολόγησης

Από το υπολογιστικό φύλλο τιμολόγησης πελατών, προσθέστε την καθημερινή τιμολόγηση και την κατάλληλη τιμολόγηση έργου.

Βήμα 7: Προσθέστε τον τύπο "Διαφορά"

Για να προσθέσετε έναν τύπο, ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο κελί F2. Πληκτρολογήστε = και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κελί D2. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε - και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κελί E2. Πατήστε Enter. Αυτό θα εισαγάγει τη διαφορά μεταξύ της καθημερινής τιμής για το χαρτί και της τιμής του έργου για το χαρτί. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο σύμβολο + στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού F2 και σύρετέ το στο κελί F6. Αυτό θα συμπληρώσει αυτόματα τον ίδιο τύπο, αλλά ενημερώνεται στην κατάλληλη διαφορά ανά γραμμή.

Βήμα 8: Προσθέστε τύπο πίστωσης

Για να προσθέσετε τον τύπο πίστωσης, ξεκινήστε στο κελί G2. Πληκτρολογήστε = και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κελί F2. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε * και κάντε κλικ στο κελί C2 και πατήστε enter. Αυτό θα προσθέσει αυτόματα τη διαφορά τιμής πολλαπλασιασμένη με τη συνολική ποσότητα που παραγγείλατε. Η διαφορά μεταξύ της καθημερινής τιμής και της τιμής του έργου για χαρτί είναι $ 22,00. Η ABC Distribution αγόρασε 20 θήκες χαρτιού για το έργο Bowling Green Elementary τον Ιανουάριο. Η συνολική πίστωση που οφείλεται για την αγορά χαρτιού είναι $ 440,00. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο σύμβολο + στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού G2 και σύρετέ το στο κελί G6. Αυτό θα συμπληρώσει αυτόματα τον ίδιο τύπο, αλλά ενημερώνεται στην κατάλληλη πίστωση ανά γραμμή.

Βήμα 9: Συνολική πίστωση AutoSum

Ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο κελί G7 και, στη συνέχεια, στην κορδέλα του μενού, κάντε κλικ στο εικονίδιο AutoSum. Αυτό θα επισημάνει τη στήλη πίστωσης. Πατήστε enter και θα συμπληρωθεί το σύνολο όλων των πιστωτικών κελιών. Αυτή είναι η συνολική πίστωση που οφείλεται στην ABC Distribution για αυτήν την πίστωση επιστροφής χρημάτων.

Βήμα 10: Αποθήκευση

Από το μενού Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση ως. Στη συνέχεια, στο επόμενο μενού επιλέξτε This PC. Με την επιφάνεια εργασίας επισημασμένη στα αριστερά, πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου και κάντε κλικ στην επιλογή αποθήκευση.

Βήμα 11: Email και Αρχείο

Το τελευταίο βήμα είναι η αποστολή του εγγράφου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πιστωτικό τμήμα. Μπορείτε επίσης να στείλετε ένα αντίγραφο στον πελάτη για τα αρχεία του επίσης.

Βήμα 12: Εκμάθηση βίντεο

Παρακολουθήστε αυτό το βίντεο για μια βήμα προς βήμα καταγραφή αυτής της διαδικασίας πιστωτικής επιστροφής.

Βήμα 13: Όλα Έγιναν

Σας ευχαριστούμε που αφιερώσατε χρόνο για να ακολουθήσετε αυτό το σεμινάριο για τον τρόπο επεξεργασίας μηνιαίων πιστώσεων claimback. Ελπίζω ότι οι παρεχόμενες λεπτομέρειες ήταν εύκολο να ακολουθήσετε βήματα που θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μελλοντική αναφορά.