Πώς να ανεβάσετε και να μετονομάσετε έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη του Office 365 SharePoint: 8 βήματα

2024 Συγγραφέας: John Day | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-30 08:37

Σε αυτό το διδακτικό, θα μάθετε πώς να ανεβάζετε και να μετονομάζετε έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη του Office 365 SharePoint. Αυτό το διδακτικό είναι ειδικά για τον τόπο εργασίας μου, αλλά μπορεί εύκολα να μεταφερθεί σε άλλες επιχειρήσεις για οποιονδήποτε χρησιμοποιεί βιβλιοθήκες του SharePoint.

Προμήθειες που απαιτούνται:

• Υπολογιστής, φορητός υπολογιστής ή tablet.
• Λογισμικό SharePoint.
• Δικαιώματα μεταφόρτωσης και επεξεργασίας στη βιβλιοθήκη του SharePoint.

Αποποίηση ευθυνών: Δεν απαιτούνται προφυλάξεις ασφαλείας.

Βήμα 1: Επιλογή βιβλιοθήκης

Μέσα στην ομάδα εργασίας μας για την Έρευνα είναι σημαντικό να καθοριστεί σε ποια βιβλιοθήκη πρέπει να αποθηκευτεί το έγγραφο. Εάν πρόκειται για αναλυτική έκθεση από τράπεζα ή δημόσια εταιρεία έγγραφα όπως π.χ. Κατάθεση SEC, δελτίο τύπου ή μεταγραφή, θα πρέπει να αποθηκευτεί στα έγγραφα της Wall Street Research and Public Company Documents. Εάν πρόκειται για άρθρο από περιοδικό, ιατρικό περιοδικό ή διαδικτυακές δημοσιεύσεις όπως π.χ. Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association ή American Seniors Housing Association, θα πρέπει να αποθηκευτούν στη βιβλιοθήκη των Εκδόσεων. Μπορείτε να βρείτε τις βιβλιοθήκες που αναφέρονται στην αριστερή πλευρά της γραμμής της αρχικής σελίδας της ομάδας εργασίας Research. Αφού προσδιορίσετε τη σωστή βιβλιοθήκη, πρέπει να κάνετε κλικ στη βιβλιοθήκη για να την ανοίξετε.

Βήμα 2: Γρήγορη μεταφόρτωση εγγράφων στη βιβλιοθήκη εκδόσεων

*Εάν ανεβάζετε έγγραφα στη Βιβλιοθήκη εγγράφων της Wall Street Research and Public Company, παραλείψτε αυτό το βήμα και ανατρέξτε στο βήμα 3.

Για τη βιβλιοθήκη των Εκδόσεων, ανοίξτε τη βιβλιοθήκη κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο Δημοσιεύσεις στην πλαϊνή γραμμή στο πρώτο βήμα. Από εκεί επιλέξτε το έγγραφο (τα) που θέλετε να ανεβάσετε και σύρετέ τα στη βιβλιοθήκη. Για να διασφαλίσετε ότι ανεβάζετε το (τα) έγγραφο (τα) στο σωστό μέρος, όταν σύρετε το (τα) έγγραφο (τα) στην ομάδα εργασίας, η οθόνη σας θα εμφανίζεται όπως φαίνεται στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης. Η βιβλιοθήκη πρέπει να είναι γκρι και θα πρέπει να δείτε μια εικόνα εικονιδίου για το έγγραφο (τα) (λέξη, PDF ή PowerPoint) με τη λέξη αντιγραφή στην οθόνη.

Μόλις εμφανιστεί αυτό, μπορείτε να ρίξετε τα έγγραφα στη βιβλιοθήκη και να προχωρήσετε στο βήμα 5.

Βήμα 3: Επιλογή εσωτερικής βιβλιοθήκης για τη μεταφόρτωση ερευνών Wall Street και έγγραφα δημόσιας εταιρείας

*Εάν ανεβάζετε έγγραφα μόνο στη βιβλιοθήκη των Εκδόσεων, θα παραλείψετε αυτό το βήμα και θα προχωρήσετε στο βήμα 5.

Για τη βιβλιοθήκη της Wall Street Research and Public Company Documents, η διαδικασία είναι λίγο πιο περίπλοκη. Θα χρειαστεί να βρείτε την εσωτερική βιβλιοθήκη με την ετικέτα του αντίστοιχου έτους για το έγγραφο (τα).

Επιλέξτε τη βιβλιοθήκη όπως φαίνεται στο πρώτο βήμα. Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να κάνετε κλικ στις ελλείψεις δίπλα στα Τελευταία άρθρα και εκδόσεις. Αυτό θα εμφανίσει μια λίστα επιλογών. Θα χρειαστεί να επιλέξετε Όλα τα σύνολα εγγράφων. Αυτό θα ανοίξει μια άλλη λίστα επιλογών. Από αυτήν τη λίστα επιλογών επιλέξτε το αντίστοιχο έτος για το έγγραφο. Στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης χρησιμοποιήσαμε το έτος 2017.

Βήμα 4: Μεταφορά και απόθεση εγγράφων στη βιβλιοθήκη εγγράφων της Έρευνας και της δημόσιας εταιρείας της Wall Street

Όπως φαίνεται στο βήμα 2, για τη βιβλιοθήκη Δημοσιεύσεων, θα χρειαστεί να σύρετε το ή τα έγγραφα στην αντίστοιχη βιβλιοθήκη. Σε αυτήν την περίπτωση θα είναι η βιβλιοθήκη για το 2017. Για να διασφαλίσετε ότι ανεβάζετε το έγγραφο (τα) στη σωστή θέση, όταν σύρετε το (τα) έγγραφο (τα) στην ομάδα εργασίας, η οθόνη σας θα εμφανίζεται όπως φαίνεται στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης. Η βιβλιοθήκη πρέπει να είναι γκρι και θα πρέπει να δείτε μια εικόνα εικονιδίου για το έγγραφο (τα) (λέξη, PDF ή PowerPoint), αλλά αυτή τη φορά με τη λέξη μετακίνηση στην οθόνη.

Μόλις εμφανιστεί αυτό, μπορείτε να ρίξετε τα έγγραφα στη βιβλιοθήκη και να προχωρήσετε στο βήμα 5.

Βήμα 5: Επιλογή γρήγορης επεξεργασίας για μετονομασία εγγράφων

Υπάρχουν δύο τρόποι μετονομασίας του εγγράφου σε βιβλιοθήκη του SharePoint. Για αυτήν την περίπτωση θα χρησιμοποιήσουμε την έκδοση Γρήγορης Επεξεργασίας. Για να βρείτε την επιλογή Γρήγορη Επεξεργασία θα πρέπει να κάνετε κλικ στη Βιβλιοθήκη στην κορδέλα στο επάνω μέρος της σελίδας και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στη Γρήγορη Επεξεργασία. Αφού κάνετε κλικ στο Quick Edit, η βιβλιοθήκη θα μοιάζει με την εμφάνιση ενός υπολογιστικού φύλλου excel όπως φαίνεται στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης.

Συμπληρώστε τις πληροφορίες στις επισημασμένες ενότητες που εμφανίζονται στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης. Οι ενότητες που πρέπει να συμπληρωθούν διαφέρουν ανάλογα με τη βιβλιοθήκη που ενημερώνετε. Αφού συμπληρώσετε τις απαιτούμενες πληροφορίες, φροντίστε να κάνετε κλικ στη λέξη STOP πάνω από τις στήλες για να σταματήσετε τη διαδικασία γρήγορης επεξεργασίας.

Δημοσιεύσεις

• Εκδότης*
• Όνομα (Τίτλος εγγράφου)
• Ημερομηνία δημοσίευσης (ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ)
• Τύπος αναφοράς*
• Θέμα αναφοράς*

Έγγραφα της Wall Street Research και της Δημόσιας Εταιρείας

• Όνομα (Τίτλος εγγράφου)
• Εκδότες*
• Ticker* (Ticker μετοχών, δεν ισχύει πάντα)
• Ημερομηνία δημοσίευσης* (ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ)
• Τύπος αναφοράς*
• Θέμα αναφοράς*
• Κύριος συγγραφέας*

Λάβετε υπόψη ότι οι αστερίσκοι που σημειώνονται στις παραπάνω λίστες αναφέρονται σε μετα-δεδομένα. Για εκείνα τα τμήματα με αστερίσκους είναι διαθέσιμα μεταδεδομένα. Θα χρειαστεί μόνο να ξεκινήσετε να πληκτρολογείτε μια λέξη και οι επιλογές σας θα συμπληρωθούν αυτόματα. Δεν θα μπορείτε να προσθέσετε τις δικές σας λέξεις σε αυτήν την ενότητα. Επικοινωνήστε με κάποιον που έχει πρόσβαση στο Data Term Store αν χρειαστεί να προστεθεί κάτι.

Βήμα 6: Έλεγχος στο Τελικό Προϊόν

Αφού μετονομάσετε το (τα) έγγραφο (τα) και συμπληρώσετε όλες τις εφαρμοστέες ενότητες, θα πρέπει να κάνετε check-in στα έγγραφα (τα έγγραφα), ώστε να μπορούν να βλέπουν το έγγραφο άλλοι. Αν κοιτάξετε το έγγραφο, θα παρατηρήσετε ότι το εικονίδιο που δείχνει εάν πρόκειται για έγγραφο PDF, Word ή PowerPoing, εμφανίζει ένα πράσινο βέλος. Αυτό σημαίνει ότι είστε μόνο ένας που μπορεί να δει το έγγραφο αυτήν τη στιγμή. Μόλις το ελέγξετε, άλλοι θα μπορούν να δουν το έγγραφο.

Θα πρέπει πρώτα να επιλέξετε το (τα) έγγραφο (τα) κάνοντας κλικ δίπλα στο έγγραφο όπως φαίνεται στο παραπάνω παράδειγμα στιγμιότυπου οθόνης. Αυτό θα τοποθετήσει ένα σημάδι ελέγχου δίπλα στο έγγραφο (τα). Μόλις το σημάδι ελέγχου είναι δίπλα στο έγγραφο (τα), θα πρέπει να μεταβείτε ξανά στην κορδέλα στο επάνω μέρος της σελίδας και να κάνετε κλικ στα Αρχεία. Από εκεί θα κάνετε κλικ στο Check In. Αυτό θα ελέγξει το (τα) έγγραφο (τα), ώστε οι άλλοι να μπορούν να δουν το τελικό, επεξεργασμένο έγγραφο (α). Θα εμφανιστεί ένα λευκό πλαίσιο που θα σας ρωτά εάν θέλετε να διατηρήσετε το check out μετά τον έλεγχο του εγγράφου. Απλώς κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.

Βήμα 7: Το τελικό προϊόν - Βιβλιοθήκη εκδόσεων

Αυτό το βίντεο θα σας δείξει όλα τα βήματα που απαιτούνται για τη μεταφόρτωση και τη μετονομασία του εγγράφου στην έκδοση του Office 365 του SharePoint για τη βιβλιοθήκη των Εκδόσεων.

Βήμα 8: Το τελικό προϊόν - Βιβλιοθήκη εγγράφων Έρευνας και δημοσίων εταιρειών της Wall Street

Αυτό το βίντεο θα σας δείξει όλα τα βήματα που απαιτούνται για τη μεταφόρτωση και τη μετονομασία των εγγράφων στην έκδοση του SharePoint του Office 365 για τη βιβλιοθήκη εγγράφων της Έρευνας και της δημόσιας εταιρείας της Wall Street.